Como ter uma reunião produtiva?

AQUELA REUNIÃO PODERIA TER SIDO UM EMAIL

Quantas vezes você já não saiu de uma reunião com a sensação de que você e sua equipe não conseguiram avançar nas pautas, aquele sentimento de improdutividade, de que aquela reunião poderia muito bem ter sido um email? 

Isso acontece por muitos fatores, mas, sobretudo pela falta de planejamento e organização prévia dos encontros, do direcionamento da reunião e das prioridades daquele momento, da falta de foco, da falta de gestão e organização das tarefas, dentro outros fatores que discutimos um pouco neste artigo. 

Continue a leitura para obter dicas valiosas sobre como ter uma reunião produtiva, evitar o retrabalho e focar no que realmente importa, suas metas e resultados!  

Planejamento

Se eu pudesse te dar apenas uma dica sobre como ter uma reunião com resultados é: Planeje sua reunião com antecedência!

Isso significa ter uma pauta bem definida, com as perguntinhas básicas respondidas:

O quê?

O que vai ser tratado na reunião? Qual a finalidade da reunião? Quais os objetivos? 

Quando?

Em quais datas vão se dar os encontros? 

Como?

Qual é a documentação necessária para cada ponto e quem é o responsável por preparar a discussão?

Quem?

Quais membros serão responsáveis por preparar o que será discutido? 

Onde vai acontecer cada um dos encontros? 

Para além dessa parte mais burocrática da organização, pense em como envolver os participantes da reunião antes e durante a reunião. Pense em alternativas que se encaixam mais com o perfil da sua equipe, como compartilhar materiais e tarefas relacionadas com cada etapa, revezar a preparação de cada ponto de discussão para que cada membro se sinta parte da equipe, e engajado para trazer soluções

Direção 

Seja por uma questão de hierarquia da sua empresa, seja porque um membro da equipe delegou a tarefa, cabe a liderança da Equipe conduzir a reunião para avançar nas pautas definidas para aquele encontro.

Mais do que dirigir o processo, o líder deve agir como facilitador da reunião, promovendo o diálogo entre seus participantes, evitando que poucas pessoas monopolizem a palavra,  e que o foco de cada ponto não se perca em discussões que não tem relação com aquele tema/objetivo.

Para garantir o sucesso dessa tarefa, a liderança deve ter um planejamento próprio sobre as prioridades e objetivos da reunião, qual o escopo e a duração de cada ponto de discussão, quem são os responsáveis por cada tarefa, se elas estão dentro do prazo, etc.

Disciplina

Outro ponto importante para a produtividade da sua reunião é o funcionamento dela, as regras do jogo estabelecidas com todos os participantes da reunião, sobretudo sobre o que não fazer durante os encontros.

São coisas simples mas, que fazem a diferença para o bom andamento da reunião como a forma de se portar nas reuniões, respeitando as opiniões divergentes, evitar conversas que envolvam assuntos privados, para evitar fofocas, etc.

Outro aspecto importante é que as reuniões comecem e terminem conforme o horário combinado, valorizando o horário de cada membro. Além disso, que o espaço esteja adequado antes, durante e depois da reunião, e isso seja fruto da colaboração consciente de todos.

Documentação

É essencial que sua empresa faça a gestão do conhecimento desenvolvido ao longo do seu período de operação, assegurando que todos os processos sejam documentados e acessíveis para avaliação e consulta.

Isso inclui a documentação pré-reunião, os arquivos com as pautas que servirão como insumo para as discussões, e os documentos gerados durante os encontros, como as atas, minutas e relatórios, que também servem como documento de arquivo.

Novas tecnologias

Atualmente, várias ferramentas de TI (tecnologia da informação) que auxiliam na gestão de tarefas são parte da realidade de muitas empresas, porque são extremamente úteis para o acompanhamento de tarefas e prazos, e para agendar e conciliar horários para reuniões.

A LAWFFICE, por exemplo, utiliza o Google Agenda, para compartilhar os horários disponíveis com os membros para marcarem as suas reuniões e entrarem em contato com os seus clientes antes de confirmarem seu horário com o ESCRITÓRIO INTELIGENTE.

Outra ferramenta que usamos para reuniões, agora virtuais, são os aplicativos Zoom e o Google Meet, que podem ser utilizadas no Escritório Inteligente, que conta com mesa de reuniões para até 7 pessoas e uma televisão Ultra HD para videoconferências com pessoas de qualquer lugar do mundo.

Além disso, é importante que a reunião seja realizada em um Espaço Reservado, com Privacidade, sem possibilidade de distrações com sons externos de outras reuniões próxima. Isso vai possibilitar que a Equipe não desfoque e esteja 100% empenhada em resolver os pontos apresentados na pauta da Reunião.

A LAWFFICE conta com sala privativa, com total privacidade, com cadeiras ergonômicas super confortáveis, sem vazamento de sons de outras reuniões próximas, possibilitando à sua Equipe  focar totalmente sem distrações.

Portanto marcar uma reunião não é tão simples quanto possa parecer. Requer uma preparação sempre visando o máximo de efetividade no mínimo de tempo possível, evitando desgastes desnecessários com a Equipe. 

Conte com a LAWFFICE para ter uma reunião com máxima produtividade! Para utilizar o Espaço, basta aderir à um dos planos da LAWFFICE, possibilitando a marcação de suas reuniões em um Espaço de Alto Padrão com total privacidade com seus clientes.

Dentre os planos, há combos com Endereço Comercial ou Fiscal, Gerenciamento de correspondências, Atendimento de Clientes, Telefonia, Armazenamento de Documentos, e horas incluídas de reuniões. 

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