Há necessidade de se otimizar o tempo para realizar todas as tarefas necessárias em um dia. Gastar tempo desnecessariamente em uma reunião não produtiva só frustra e irrita os participantes.

Abaixo são enumeradas seis dicas infalíveis para que você tenha uma reunião mais produtiva.

 

 

 

Já explique antecipadamente como será pautada a reunião. Se for uma reunião com um cliente, explique para o cliente se será apresentada a solução para o problema na mesma reunião e se haverá discussão de valores.

Comece a reunião explicando o motivo de sua realização e o objetivo final.

Assim, os participantes sairão da reunião com um sentimento de que o tempo gasto valeu a pena, uma vez que o objetivo foi atingido.

 

Anote tudo o que for discutido na reunião. Apresente possíveis soluções para o que foi discutido. Se for uma reunião com um cliente, apresente os possíveis caminhos que terão que ser trilhados para que o problema seja resolvido. Assim, já se pode justificar o valor que será cobrado.

O cliente gostará de ouvir as possíveis soluções para a resolução de seu problema e sentirá mais confiança no seu trabalho.

 

Evite expressar suas ideias pessoais sobre outros assuntos durante a reunião. Principalmente sobre assuntos polêmicos que possam ensejar uma discussão mais acalorada. Atenha-se ao objetivo da reunião explicado no começo. Principalmente se for uma reunião com clientes. A opinião sobre um assunto polêmico pode só atrapalhar o bom andamento da reunião.

 

Tenha certeza de que todos na reunião tenham entendido o que foi discutido. Após o assunto ter sido devidamente discutido, repita os principais assuntos discutidos e acordados. Se for uma reunião com um cliente, repita para o cliente o problema apresentado e as possíveis soluções. Assim, as chances de alguma mensagem não ter sido entendida são quase anuladas.

 

Ao final da reunião, já apresente prazos para as soluções de todos os problemas discutidos com responsáveis. Devem ser plausíveis de acordo com a complexidade do problema apresentado. Caso a reunião seja com um cliente, estabeleça um prazo para começar os trabalhos, para apresentar uma possível solução e para apresentar um orçamento, caso ainda não o tenha apresentado. Nunca prometa um prazo que não poderá ser cumprido. Uma vez apresentado o prazo, o mesmo deve ser obedecido sem atrasos. Se possível, apresente a solução antes do prazo estabelecido.

 

Finalizada a reunião, redija uma ata ou envie um e-mail sobre o que foi discutido e decidido. Todos os participantes estarão a par do andamento da reunião e de possíveis ações que deverão ser tomadas. Se a reunião for realizada com um cliente, logo após a reunião envie um e-mail informando o que foi discutido e o prazo que irá entregar o orçamento/contrato.